Beschäftigen sich Unternehmen mit der Dokumentation (Notation) von Prozessen, geht der Blick häufig sehr schnell in Richtung der Tools, mit welchen diese Prozesse dann grafisch aufbereitet werden. Für die Schaffung der notwendigen Grundlagen zu einer Vereinheitlichung dieser Tätigkeit wird sich wiederum viel zu wenig Zeit genommen. Die Folge sind unterschiedliche Standards wie und womit Prozessmodelle dokumentiert sind.

Damit Ihnen dieses nicht passieren wird, sollten Sie folgende Vorgehensweise kritisch würdigen:

1.	Schaffen Sie sich einen Überblick, wo bereits heute in Ihrem Unternehmen Prozesse grafisch aufbereitet werden. Den grössten Erfolg haben Sie meist beim Qualitätsmanagement. Weitere Fachbereiche wie Finanzen und natürlich die IT, sind ebenfalls Abteilungen, wo häufig bereits ein Eigenleben hinsichtlich der Prozessdokumentation gelebt wird.
2.	Dokumentieren Sie System, Art und Umfang der gefundenen Modelle und versuche Sie diesen einer Modellierungsform zuzuordnen. Als grobe Einteilung kann gelten: Arbeiten in Anlehnung an Flussdiagramme oder Programmablaufplan (PAP) Arbeiten auf der Basis einer EPK (Ereignisgesteuerten Prozesskette) Nutzung der Standards aus dem UML-Umfeld schon seltener, aber immer wichtiger, eine Notation nach dem BPEL-Standard (Business Process Exceution Language) Sonstige
3.	Überprüfen Sie, wie und wo ergänzende / erläuternde textliche Dokumente abgelegt sind und ordnen diese den jeweiligen Prozessmodellen zu.
4.	Klassifizieren (Taxonomie) Sie Ihre Prozessmodelle. Risikoklassen Anwendungsgebiet Qualitätsmerkmal Status des Einsatzes (in Erstellung, im Einsatz, in Aussonderung) Typ (Hauptprozess, Unter(Sub)prozess, Hilfsprozess) weitere je nach Bedarf
5.	Entscheiden Sie nun anhand Ihrer Analyse der Prozesse welche Standards für Ihr Unternehmen gelten sollen: Notation Form der textlichen Erläuterungen Ablage, Suche und Zugriff auf geplante und genutzte Prozessmodelle

Mit diesen 5 Schritten gelingt es meist wie von selbst, Ordnung zu schaffen, und den kommenden Herausforderungen hinsichtlich des Management von Prozessen in Unternehmen, zumindest eine solide Grundlage zu schaffen.

Sollten Sie dazu oder zu Geschäftsprozessmanagement im allgemeinen, Fragen haben, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.